Styrelsens beskrivning av intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen för räkenskapsåret 2017

Styrelsens ansvar för intern kontroll regleras i aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning. Det innebär bland annat att övervaka Dunis finansiella rapportering och effektiviteten i bolagets interna kontroll och riskbedömning.

Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen syftar till att ge rimlig säkerhet avseende tillförlitligheten i den externa finansiella rapporteringen i form av årsredovisning och delårsrapporter som Duni publicerar varje år samt att den finansiella rapporteringen upprättas i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och andra krav för noterade bolag. Intern kontroll syftar även till att säkerställa hög kvalitet i den finansiella rapporteringen till företagsledning och styrelse så att beslut fattas på rätt grunder och att uppsatta principer och riktlinjer följs.

För att beskriva den interna kontrollen avseende finansiell rapportering utgår Duni från de områden som utgör grunden för den interna kontrollen enligt det ramverk som utfärdats av COSO ”Internal Control – Integrated Framework” det vill säga områdena: kontrollmiljö, riskbedömning och kontrollstruktur, information och kommunikation samt uppföljning.

Dunis ledning, med stöd av revisionsutskottet, arbetar med riskmappning i enlighet med COSO 2013 och de 17 grundläggande principerna. Då arbetet fortgår har Duni dock valt att fortsatt beskriva den interna kontrollen i förhållande till COSO-ramverket av 1992 års utgåva.

Kontrollmiljö

Styrelsens arbetsordning samt de instruktioner styrelsen upprättat för verkställande direktörens och styrelseutskottens arbete definierar tydligt fördelningen av ansvar och befogenheter i syfte att säkerställa effektiv hantering av risker i affärsverksamheten. Duni har inrättat ett revisionsutskott för att granska de instruktioner och rutiner som används i den finansiella rapporteringsprocessen såväl som redovisningsprinciper och förändringar av dessa. Koncernledningen rapporterar enligt fastlagda rutiner månatligen till styrelsen. Interna styrinstrument för den finansiella rapporteringen utgörs framför allt av finanspolicy, kommunikationspolicy och koncernens finansmanual som definierar redovisnings- och rapporteringsregler.

Vidare har koncernledningen formulerat sin syn på hur verksamheten ska bedrivas i en affärsetisk policy vilken årligen revideras av styrelsen. Duni har ett oberoende whistleblowersystem dit Dunianställda eller andra externa parter kan skriva om erfarna eller iakttagna oegentligheter hos ledande befattningshavare. Det är frivilligt att vara anonym och mottagare av informationen är revisionsutskottets ordförande samt Dunis CFO och HR-direktör.

Riskbedömning och kontrollstruktur

Väsentliga risker för verksamheten analyseras av styrelsen som en del i den finansiella rapporteringen. Därutöver bereder koncernledningen till revisionsutskottet en övergripande riskanalys av resultat- och balansräkningar samt de faktorer som påverkar dessa. Riskområden dokumenteras och bedöms utifrån sannolikhet och påverkan. Baserat på detta utformas kontrollprocesser för att säkerställa hög kvalitet i den finansiella rapporteringen. Riskområdena utvärderas minst en gång per år i revisionsutskottet.

Organisationsstrukturen tillsammans med ansvarsfördelning och attestordning är tydligt beskriven och kommunicerad genom instruktioner och policies. Verksamheten är organiserad i affärsområden med resultatansvar. Revisionsutskottet kommunicerar kontinuerligt med revisorerna för att utvärdera och förbättra den interna kontrollen. Duni har etablerat ett redovisningscenter för de europeiska länderna inom Duni. Redovisningscentrat tillhandahåller fristående redovisningstjänster till verksamheten. Dess ansvarige chef rapporterar direkt till koncernens finansdirektör.

Information och kommunikation

Information, både externt och internt, styrs genom Dunis kommunikations- och IR-policy samt insiderpolicy med riktlinjer. Här behandlas ansvar, rutiner och regler. Dessa utvärderas kontinuerligt för att säkerställa att information till aktiemarknaden håller hög kvalitet och är i enlighet med börsreglerna. Finansiell information som kvartalsrapporter, årsredovisningar och väsentliga händelser publiceras genom pressreleaser samt på Dunis hemsida. Möten med finansanalytiker arrangeras regelbundet i samband med publicering av kvartalsrapporter. Internt inom Duni är intranätet den huvudsakliga informationskällan. Redovisningsmanualer och instruktioner för finansiell rapportering finns tillgängliga på intranätet och dessa uppdateras regelbundet med hänsyn till förändringar i IFRS och andra rekommendationer.

Uppföljning

Styrelsen och revisionsutskottet granskar alla externa finansiella rapporter innan de formellt godkänns av styrelsen. Revisionsutskottet får löpande avrapportering från revisorerna om den interna kontrollen och följer upp väsentliga frågor. Styrelsen får månatligen en skriftlig rapport som behandlar försäljning, operativt resultat, marknadsutveckling samt annan väsentlig information om verksamheten och har även genomgång av aktuella finansiella rapporter som en stående punkt på alla sammanträden. Koncernledningen analyserar månadsvis den finansiella utvecklingen inom koncernens affärsområden. Generellt på alla nivåer i organisationen sker löpande uppföljning genom jämförelser mot föregående år, budget och planer samt genom utvärdering av nyckeltal.

Uttalande om internrevision

Duni har inte funnit behov för en formell internrevisionsavdelning. Duni har ett redovisningscenter i Poznan, i Polen, som fungerar som en centraliserad ekonomifunktion och som utför redovisningsservice till alla dotterbolag i Europa förutom Ryssland. Redovisningscentrat tillsammans med finansavdelningen på huvudkontoret fungerar som konsulter till de länder i koncernen som inte ingår i centrat, det vill säga, Nya Zeeland, Ryssland, Singapore, Thailand och det tyska bolaget Paper+Design. Redovisningscentrat arbetar utifrån standardiserade processer och rutiner och är ett fristående bolag från den operativa verksamheten, rapporterande direkt till finansdirektören. De har även uppdrag från externa kunder, liknande det uppdrag de utför till Duni. Denna centraliserade och oberoende process för redovisning och finansiell rapportering bedöms utgöra en plattform för god intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen. Dunis finansavdelning genomför även visst internrevisions arbete i form av bland annat utförda kontroller på dotterbolagen.